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Controladoria: uma ferramenta de gestão legal

Em apertada síntese, controlar pode ser definido como: i) fazer o controle de; submeter ao controle; examinar; ii) fiscalizar; inspecionar conferir; verificar; iv) ter sob controle; dominar; conter (reações, movimentos) v) ter sob seu poder; ter debaixo do seu domínio; dominar, vi) superintender em, vii) orientar e viii) conduzir; guiar.

Assim, diante da demanda de serviços, complexidade e diversidade de feitos, transformação dos processos e procedimentos em eletrônicos, ausência de uniformização de sistemas pelos Tribunais Pátrios e outras tantas exigências, imprescindível que os advogados e suas sociedades tenham preocupação com a coordenação e a organização, visando a prestação de um serviço de excelência, proporcionando agilidade e segurança que o cliente espera e necessita.

Para tanto, cada vez mais os escritórios têm criado departamento especializado na otimização, controle e organização da estrutura jurídica.

Trata-se, assim, de importante suporte que é capaz de gerenciar procedimentos, processos e resultados, permitindo aos advogados a concentração de esforços tão somente no trabalho intelectual.

 A Controladoria deve dar suporte ao setor técnico, atuando em conjunto com administrativo e o financeiro do escritório/departamento jurídico, posto que tais áreas também contribuem para o sucesso do projeto.

A Controladoria tem, como algumas de suas funções, receber e tratar as publicações dos diários, obtenção de cópias de petições e documentos, organização de documentos processuais e outros de interesse do cliente, lançamento e conferência de prazos processuais e administrativos bem como o seu cumprimento, exame das questões financeiras do escritório e do cliente, monitoramento de decisões judiciais, organização do arquivo digital e físico e até mesmo a contratação de apoio externo para diligências, por exemplo.

Ademais, a centralização da agenda de atos processuais, através de um software de gestão, especializados no cadastramento de dados, informações e documentos diversos (como contratos, por exemplo) torna-se mecanismo eficaz para gerenciamento de informações para que os sócios tomem ações estratégicas acerca de redução de custos, contratações, política de honorários, salários e gratificações por produtividade, entre outras.

Importa, assim, em vantagem competitiva para o escritório, aumentando a segurança, a eficiência, a qualidade e a agilidade na prestação.

Diante da necessidade do escritório, as atividades podem ser delegadas a uma única pessoa que coordenará este setor interno, sendo que caberá a esta a distribuição de funções visando a melhora dos procedimentos internos, em busca de melhores resultados, exercer a função de líder da equipe, orientando, acompanhando, fiscalizando, implementando melhorias nos procedimentos produtivos, medindo os resultados compelindo dados para apresentação aos sócios para que tomem decisões embasadas em dados concretos e considerações/impressões da coordenação.

Portanto, o foco é desafogar o núcleo jurídico dos afazeres que não são técnicos e que não exigem conhecimento específico do profissional do direito, bem como implantar indicadores mediante o levantamento de dados, e a análise de resultados da produção jurídica, financeiro e outros de interesse dos sócios/diretores.

O implemento da controladoria importa em benefícios incalculáveis, importando no aumento da produtividade dos advogados que ademais, darão tratamento diferenciado aos processos.

A controladoria torna-se responsável pelo controle e agendamento dos prazos processuais e demais compromissos, permitindo novamente a otimização do tempo do advogado. Assim, tem-se, ainda, maior segurança no lançamento e cumprimento dos prazos, trazendo ao cliente a segurança que se espera na prestação do serviço, posto que o setor é responsável pelo procedimento até a conclusão de todas as tarefas pendentes.

Além disso, a organização dos documentos, dentre eles os processuais e administrativos, através de sistema (software) ou outra ferramenta, permite a compilação e análise de dados, visando a demonstração de resultados, mediante a implementação de indicadores pré-estabelecidos pelos sócios/diretores.

A compilação, tratamento, análise e apresentação dos resultados do escritório, permite aos sócios a adoção de medidas, metas e estratégias pontuais e eficazes para aumento da produtividade, otimização dos procedimentos, redução de custos, da segurança e, consequentemente, do resultado, inclusive, financeiro. Diante disso, é possível a formalização, pelos sócios, de um planejamento estratégico.

E mais, permite aos sócios a apresentação ao cliente dos resultados do trabalho desenvolvido, tendo em vista o fácil acesso a dados ante procedimentos devidamente atualizados, valorizando, ainda, a prestação realizada.

É possível a criação, por exemplo, de programa/plataforma para informação, por e-mail/mensagem SMS, para envio de informações relevantes, notadamente de grande interesse do cliente, tais como decisões proferidas, informações sobre audiências agendadas e tantas outras.

Insta salientar que a implementação da Controladoria é mecanismo de extremo auxílio ao advogado, devendo o mesmo abraçar o projeto como melhoria de suas condições de trabalho e não como mero controle do serviço que vem realizando.

Conclusão

A criação da Controladoria é ferramenta fundamental para a organização dos procedimentos e controles internos, contribuindo para otimização do tempo para os advogados e, ainda, imprescindível para o resultado da operação e para o planejamento estratégico.

Isto, pois, propicia a compilação de informações e dados para tomada de medidas essenciais à melhoria dos resultados do escritório, através de planejamento específico, tendo em vista que atua em simbiose com o financeiro e administrativo da empresa.

Permite ainda a valorização do serviço com o cliente, tornando-se uma ferramenta até mesmo de divulgação.

Carmélia Augusta da Silva Alves

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